P4TKSB - P4TK SENI DAN BUDAYA YOGYAKARTA-

Majulah Seni Budaya Indonesia

Berita:
You are here: Berita P4TKSB Audit Mutu Eksternal (Surveillance Audit) tahun 2015 di PPPPTK Seni dan Budaya

Audit Mutu Eksternal (Surveillance Audit) tahun 2015 di PPPPTK Seni dan Budaya

Surel Cetak PDF
Penilaian Pengguna: / 0
JelekBagus 

staf-st-kayu-sdg-memperagakStaf Studio Kriya Kulit sedang memperagakan cara menggunakan salahsatu mesin produksiPada hari Senin s.d. Selasa tgl 4-5 Mei 2015 lalu telah diadakan kegiatan Audit Mutu Eksternal (Surveillance Audit) oleh Badan Sertifikasi SGS di PPPPTK Seni dan Budaya. Petugas auditor dari SGS yang datang melaksanakan audit adalah Ibu Renata Hutapea.

 Senin 4 Mei 2015 merupakan pelaksanaan audit hari pertama. Kegiatan audit dimulai dengan Opening Meeting yang diselenggarakan di Ruang Rapat Kantor Pusat pada jam 08.30 WIB dan dihadiri oleh pejabat struktural, fungsional, tim dokumen kontrol serta perwakilan unit kerja. Setelah Opening Meeting, dilanjutkan dengan sesi Top Manajemen Discussion. Pada saat itu auditor dapat bertemu langsung dengan Bapak Kepala Pusat Salamun, SE, MBA, Ph.D dengan didampingi oleh Wakil Manajemen Mutu (Bapak Masrukhan Budiyanto, SH) serta anggota tim Dokumen Kontrol. Selesai acara diskusi dengan kapus, kegiatan audit dilanjutkan ke Unit Techno Art Park (TAP).  Sesuai dengan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) lembaga yang terbaru, maka bukti-bukti keterlaksanaan  kegiatan yang dilakukan di TAP meliputi dua hal yaitu kegiatan Penelitian dan Pengembangan Seni dan Budaya, serta Pengembangan Produk Inovatif. 


audit-di-area-sie-progAudit di area Seksi ProgramSetelah selesai dari unit TAP, audit dilanjutkan ke area Seksi Program dan Seksi Data dan Informasi. Selain melakukan interview pada auditee, melihat dokumen serta catatan mutu yang ada di area, auditor juga melaksanakan audit unjuk kerja. Saat mengaudit seksi Data dan Informasi, auditor minta agar diperagakan cara penelusuran data peserta diklat. Tidak hanya berhenti di situ, auditor juga melakukan observasi di ruang server yang terletak di radio VEDAC. Auditor melihat ruang server terkait dengan sarana maupun prasarana yang ada, kerapian ruang maupun standar lingkungan yang ditetapkan. Staf seksi Data dan Informasi juga diminta untuk memperagakan updating virus yang dilaksanakan di ruang server. Selesai mengaudit seksi Data dan Informasi, kegiatan break sejenak karena waktunya istirahat sampai pukul 13.00.

Selesai break, kegiatan audit kembali dilanjutkan ke dua area berikutnya yaitu studio Kriya Kulit dan Studio Desain Komunikasi Visual. Sama halnya dengan area sebelumnya, di dua area terakhir ini pun teknik audit juga dilengkapi dengan kegiatan unjuk kerja selain interview, uji dokumen maupun catatan mutu serta observasi lapangan. Di studio Kriya Kulit, auditor melakukan cek terhadap kesesuaian data-data Barang Milik Negara (BMN) yang tertuang dalam DIR dibandingkan dengan kondisi riilnya, baik dari kesesuaian nama barang yang ditulis, jumlah, kondisi, maupun keberadaan barang tersebut. Setelah itu auditor minta agar auditee memperagakan beberapa peralatan kerja apakah masih berfungsi (kondisi baik) atau rusak.  Pelaksanaan audit hari pertama berakhir pada pukul 17.00 WIB.

Pada hari Selasa, 5 Mei 2015 kegiatan audit diawali dari unit Pengajaran Umum yang terdiri dari unit  Pendidikan Lingkungan Hidup (PLH), Unit Manajemen Kesekolahan dan Unit Bahasa, Sastra, dan Budaya. Ketiga area ini sebenarnya memiliki karakteristik yang hampir sama, karena menurut SOTK terbaru fungsi ketiga unit ini sudah berubah jauh dari ketentuan yang terdapat dalam dokumen mutu yang menjadi acuan kegiatan audit (dokumen terakhir diterbitkan tahun 2008). Dengan kondisi ini maka auditor lebih banyak menyampaikan poin-poin pertanyaan seputar aktifitas terakhir yang dilakukan sesuai dengan SOTK terbaru yaitu mengarah pada kegiatan pengelolaan BMN (Barang Milik Negara) seperti pendataan, pemeliharaan, pengajuan perbaikan, dsb.  Sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerja sebelumnya, maka di dua area ini khususnya Unit PLH dan  Unit Bahasa, Sastra dan Budaya karena memiliki BMN yang masih dapat difungsikan, maka auditor juga minta diperagakan cara penggunaan peralatan. Di unit PLH auditor minta diperagakan penggunaan beberapa alat meliputi : Alat pengukur kuat cahaya (Lux Meter), alat pengukur suhu dan kelembaban (Thermohygrometer), serta cara memperagakan penggunaan Alat Peraga Konservasi Energi (Listrik). Saat mengaudit di Unit Bahasa, Sastra dan Budaya, petugas minta dipergakan cara menggunakan Laboratorium Bahasa berikut cek kondisi peralatan yang ada di dalamnya apakah sudah dipastikan selalu dalam kondisi baik dan terawat.

 

penyerahan-cinderahatiPenyerahan cinderahati kepada auditor PT SGS Ibu Renata Hutapea yang diserahkan oleh Bapak Kabag Umum Bp Dr. Edhy Susatya, M.Pd.

Setelah mengaudit Unit Pengajaran Umum, audit dilanjutkan di Management Representative (MR). Pada sesi ini yang menjadi auditee adalah Wakil Manajemen Mutu serta didampingi oleh beberapa anggota Dokumen Kontrol. Auditor menanyakan hal-hal terkait  pengendalian dokumen dan data, pencapaian sasaran mutu, kegiatan audit internal, rapat tinjauan manajemen, kepuasan pelanggan, review dokumen, dsb.



Pada pukul 15.00 WIB, acara Audit Mutu Eksternal tahun 2015 diakhiri dengan Closing Meeting di Ruang Rapat kantor Pusat, yang dihadiri oleh pejabat struktural, fungsional, Dokumen Kontrol serta perwakilan unit kerja. Di sini auditor memaparkan hasil temuannya setelah pelaksanaan audit 2 hari tersebut yaitu 6 temuan kategori minor serta 6 temuan kategori observasi. (Wiwid&Ambar)

Chat dengan P4TKSB

Klik tombol Login with Facebook untuk chat dengan P4TKSB.
Login With Facebook